新聞發(fā)布會是政府、企業(yè)、社會團(tuán)體或個人將新聞機(jī)構(gòu)的記者聚集在一起發(fā)布消息，要求記者提問的一種活動。新聞發(fā)布會是組織與公眾之間的例行溝通方式。也是新聞傳播的一種有效手段，供新聞界客觀報道。
那么如何策劃一場成功的新聞發(fā)布會呢？今天，與您討論如何計劃新聞發(fā)布會以及需要注意什么。
首先，確定新聞發(fā)布會的日期、地點(diǎn)和新聞點(diǎn)。
注意：避免與主要新聞時報發(fā)生沖突。這一步驟應(yīng)在正式新聞發(fā)布會前20天完成，15天后，請在邀請函發(fā)出前預(yù)定場地。
第二，確定組織者和參與者，包括廣告公司、領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同行、媒體記者和新聞發(fā)布會承包商，確定規(guī)模和成本，簽訂合同。制定邀請名單，會議程序，日程安排和場地布局。
注：此步驟主要由贊助商提出，主辦方負(fù)責(zé)。
第三，按照邀請函清單發(fā)出邀請函，確保重要人員不因安排不當(dāng)而錯過會議?；厥沾_認(rèn)信息，制定詳細(xì)的參與者名單。
注：適當(dāng)擴(kuò)大邀請名單，開展公關(guān)和跟蹤要人活動，制定后備方案，確保記者招待會與會者的數(shù)量和質(zhì)量。
第四，采購禮品，雇傭主人，禮儀，接待員，并進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)和預(yù)覽。場地的設(shè)計和布局需要考慮到每個布局和活動鏈接的細(xì)節(jié)，以確保場地與主題一致，活動鏈接緊密相連。
第五，在正式新聞發(fā)布會開始前1-2小時，檢查所有準(zhǔn)備工作是否準(zhǔn)備就緒，會議議程是否準(zhǔn)確，并制定了針對意外情況的補(bǔ)救措施。
第六，按計劃啟動新聞發(fā)布會。新聞發(fā)布會過程通常分為來賓簽到、貴賓接待、主持人宣布新聞發(fā)布會開幕和會議議程，根據(jù)會議議程、會后晚餐交流、特殊公關(guān)人員個人活動等。
注意：主持人應(yīng)把握會議主題，避免每一個人偏離主題。發(fā)言人發(fā)言完畢后，主持人應(yīng)積極引導(dǎo)記者提問。遇冷時，可運(yùn)用輕松、幽默的語言活躍氣氛，增強(qiáng)記者的興趣和問題的勇氣。此外，發(fā)射時間應(yīng)以2小時為限。
第七，監(jiān)督媒體發(fā)布，整理新聞稿印象，收集新聞剪報，制作新聞發(fā)布會結(jié)果數(shù)據(jù)集(包括嘉賓名單、聯(lián)系信息安排、新聞發(fā)布媒體報道數(shù)據(jù)收集等)。新聞發(fā)布會摘要報告等)，作為企業(yè)營銷數(shù)據(jù)的保存，并可根據(jù)制作的相應(yīng)宣傳材料。
第八，評估新聞發(fā)布會的有效性，總結(jié)反饋信息。沒有在會議上發(fā)布新聞的記者也應(yīng)該禮貌地提出問題，以便于今后的工作。
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